CHIẾN LƯỢC GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT KHI LÀM VIỆC NHÓM

Một trong những yếu tố then chốt để giải quyết xung đột nhóm là hiểu rõ cách ứng xử với xung đột của bản thân và của từng thành viên trong nhóm. SUCCESS sẽ chia sẻ với các bạn cách phản ứng khi đối diện xung đột với tư cách một người đồng nghiệp và cả với vai trò người quản lý.

 

1. CHIẾN LƯỢC GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT KHI LÀM VIỆC NHÓM

Mọi người có thể phản ứng khác nhau trước những bất đồng. Tuy nhiên, con người có hai hành vi chính khi đối diện xung đột:

(1) Sự quyết đoán: Mức độ một cá nhân cố gắng thỏa mãn mối quan tâm của chính mình

(2) Tính hợp tác: Mức độ một cá nhân cố gắng thỏa mãn mối quan tâm của người khác

Dựa trên hai xu hướng hành vi này, bạn có thể cân nhắc lựa chọn phương pháp thích hợp để ứng xử với mâu thuẫn trong nhóm qua Mô hình quản lý xung đột của Thomas-Kilmann:

a. Phong cách đấu tranh: Quyết đoán và không hợp tác

Phong cách này thường được sử dụng bởi những thành viên có tính cách mạnh mẽ và quyết đoán. Họ có xu hướng đưa ra quyết định nhanh chóng và dứt khoát, không cần tham khảo ý kiến của người khác. Với tính chất đó, phong cách giải quyết xung đột này đôi khi tác dụng ngược, có thể gây ra căng thẳng và bất đồng trong nhóm. Vậy nên bạn cần phải thận trọng và cân nhắc kỹ lưỡng khi chọn cách ứng xử này với các tình huống xung đột trong nhóm.

Một số trường hợp mà bạn có thể sử dụng phong cách này là khi cần đưa ra quyết định khẩn cấp; cần bảo vệ quan điểm của bản thân mà bạn tin tưởng là nó hợp lý; cần có sự tập trung cao để hoàn thành nhiệm vụ của mình.

 

b. Phong cách hợp tác: Quyết đoán và hợp tác

Ngược lại với phong cách đấu tranh, phong cách hợp tác tập trung vào việc làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung. Đây là cách ứng xử thường được sử dụng bởi những người có tính cách hòa nhã và sẵn sàng lắng nghe ý kiến của người khác. Họ có xu hướng tìm kiếm giải pháp mang lại lợi ích cho cả hai bên.

Bạn có thể cân nhắc sử dụng phong cách này trong những tình huống phức tạp, cần phải có sự thỏa hiệp giữa các bên. Việc lắng nghe những quan điểm khác sẽ giúp bạn tìm ra nhiều giải pháp sáng tạo và thú vị cho đội nhóm của mình.

 

c. Phong cách thỏa hiệp: Quyết đoán và hợp tác

Phong cách thỏa hiệp được xem là điểm trung gian giữa sự quyết đoán và hợp tác. Trong cách ứng xử này, các thành viên trong nhóm sẽ cố gắng đạt được giải pháp tạm thời hoặc phương án chấp nhận được cho cả hai bên. Dù không thể đáp ứng tất cả các yêu cầu, nhưng phong cách này tập trung vào việc tạo ra sự cân bằng và thỏa thuận cơ bản cho mọi người.

Phong cách này thường được sử dụng bởi những người có tính cách linh hoạt và sẵn sàng nhượng bộ để đạt được mục tiêu chung. Họ có xu hướng sẵn sàng chia sẻ lợi ích với bên kia. Phong cách này có thể hiệu quả trong những tình huống cần đạt được thỏa thuận nhanh chóng hay cần giải quyết các xung đột nhỏ, tránh để tình huống trở nên căng thẳng.

 

d. Phong cách lảng tránh: Không quyết đoán và không hợp tác

Đây là phong cách thường được sử dụng bởi những thành viên có tính cách ngại xung đột và muốn tránh né vấn đề. Họ không quyết đoán và cũng không hợp tác để giải quyết vấn đề. Giữ im lặng, không đề xuất hay phát biểu ý kiến của mình là một biểu hiện thường thấy của những người thuộc nhóm này.

Trong một vài trường hợp, bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng phong cách này khi làm việc cùng đồng nghiệp. Đó là khi xung đột không quá nghiêm trọng và bạn muốn giữ hòa khí. Hoặc tình huống khác khi bạn không có đủ thời gian hoặc năng lượng để giải quyết xung đột.

 

e. Phong cách nhượng bộ: Không quyết đoán và hợp tác

Trái ngược với phong cách tranh đấu, những bạn sử dụng phong cách này thường có xu hướng hòa giải và đảm bảo môi trường hợp tác trong nhóm. Các bạn không quyết đoán trong việc thiết lập ý kiến riêng và thường sẵn sàng nhượng bộ để duy trì sự hòa thuận. Phong cách này thể hiện sự sẵn sàng làm việc cùng nhau để đạt được kết quả tốt nhất cho tất cả mọi người. Tuy nhiên, việc áp dụng phong cách này cần cân nhắc kỹ lưỡng để tránh việc bị áp đặt ý kiến của người khác mà không có chính kiến riêng của mình.

Phong cách này thường được sử dụng bởi những người có tính cách sẵn sàng hy sinh lợi ích cá nhân để giúp đỡ người khác. Đây là cách cư xử phù hợp với những vấn đề không quan trọng vì nó đưa ra quyết định nhanh chóng và không làm căng thẳng mối quan hệ của bạn.

 

2. NGƯỜI QUẢN LÝ CÓ THỂ LÀM GÌ?

Theo số liệu từ trang Harvard Business Review, khoảng 38% nhân viên ở Anh gặp phải xung đột giữa các cá nhân mỗi năm; và ở Mỹ, nhân viên dành gần ba giờ để tham gia vào xung đột mỗi tuần. Thêm vào đó, xung đột có thể tiêu tốn tới 40% thời gian của người quản lý để giải quyết những vấn đề liên quan.
Trên thực tế, không phải tình huống xung đột nào cũng đều tiêu cực. Ở một góc nhìn khác, xung đột xảy ra cũng đồng nghĩa với việc các thành viên đang tự tin chia sẻ quan điểm của mình để tìm kiếm một cách giải quyết sáng tạo hơn.
Dù đem đến tác động tích cực hay tiêu cực, kỹ năng “đối phó” với những xung đột trong nhóm cũng cần được rèn luyện nếu bạn muốn trở thành một người quản lý nhóm xuất sắc. Dưới đây là một vài lời khuyên có thể giúp ích cho bạn:
(1) Đừng chỉ làm việc với công việc. Hãy làm việc với con người. Nghĩa là ngoài việc nghiên cứu các nhiệm vụ trong công việc, bạn cũng cần tìm hiểu về những đặc điểm của các thành viên trong nhóm như: điểm mạnh, điểm yếu, tính cách nổi bật, phong cách làm việc của từng người. Bên cạnh đó, trước khi tiến hành một dự án, bạn cũng cần quan tâm đến việc làm rõ các mục tiêu, vai trò hay kế hoạch làm việc. Sự rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp các thành viên trong nhóm của bạn dễ dàng làm việc cùng nhau hơn.
(2) Đừng “chiếm lĩnh” các cuộc họp: Dù là một người quản lý, bạn cũng cần tránh việc luôn trở thành người điều khiển “áp đặt” hay dẫn đầu trong mọi việc. Thay vào đó hãy đặt trọng tâm vào việc cung cấp cho mọi người những định hướng phù hợp. Cách làm việc này sẽ tạo không gian cho các thành viên được thể hiện ý kiến và sự sáng tạo.
(3) Không đổ lỗi: Điều đầu tiên bạn cần làm khi có sự cố phát sinh không phải là tìm người chịu trách nhiệm. Việc này có khả năng ảnh hưởng đến niềm tin và sự gắn kết của các thành viên trong nhóm. Khi đó mọi người sẽ hình thành thói quen đổ lỗi thay vì cố gắng tìm ra phương pháp giải quyết vấn đề.
(4) Làm rõ các kỳ vọng về nhiệm vụ và vai trò: Việc thiết lập các vai trò trong nhóm sẽ vạch rõ hướng đi cho đội ngũ của bạn, hạn chế sự cạnh tranh giữa các nhiệm vụ. Bạn có thể đọc thêm về 8 Vai Trò Lý Tưởng Trong 1 Nhóm để có sự phân công phù hợp.

3. BẠN CÓ THỂ LÀM GÌ ĐỂ HẠN CHẾ XUNG ĐỘT KHI LÀM VIỆC NHÓM?

Thông thường những tình huống xung đột không chỉ bắt nguồn từ một phía. Vậy nên để “hạ nhiệt” trong các tình huống như vậy cũng không thể phụ thuộc vào nỗ lực từ 1 người. Điều đó có nghĩa là bạn không thể nào tránh được tất cả những xung đột sẽ xảy đến khi làm việc nhóm. Dù vậy, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát thái độ và hành vi của mình để hạn chế những mâu thuẫn không đáng có. Mô hình Betari mà Linh chia sẻ ngay bên dưới đây sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về chủ đề này:

Mô hình Betari

Theo đó, thái độ của bạn với một người, một sự việc sẽ ảnh hưởng đến hành vi của bạn. Sau đó hành vi của bạn lại tác động đến thái độ của người khác. Lúc này, phản ứng của người khác sẽ lại ảnh hưởng đến thái độ của bạn, và cứ thế tạo nên một vòng lặp cảm xúc không có điểm dừng.
Trên thực tế, thái độ của chúng ta chủ yếu là tư duy và cảm xúc về một tình huống hoặc người khác. Thái độ sẽ ảnh hưởng đến cách bạn tiếp cận và phản ứng trong các sự việc. Nếu có thái độ tích cực, bạn có xu hướng có hành vi tích cực, thể hiện lòng tốt và sẵn sàng hợp tác. Ngược lại, thái độ tiêu cực có thể dẫn đến hành vi khó chịu, không tốt cho môi trường làm việc hoặc các mối quan hệ.
Để phá vỡ chu kỳ tác động này bạn có thể lưu ý những yếu tố sau:

(1) Dừng hành động khi bị kiểm soát bởi cảm xúc. Hãy chậm lại một chút để cân nhắc rằng điều mình sắp thực hiện có đang bị cảm xúc chi phối hay không? Nếu câu trả lời có, hãy dừng lại và tiếp tục xử lý sự việc khi đã bình tĩnh hơn.

 

(2) Đối mặt với tiêu cực bằng thái độ tích cực. Vì bạn cũng từng có những lúc bị cảm xúc của mình lấn át hành động. Vậy nên trong lần tới khi nhận thấy một đồng nghiệp đang có xu hướng tiêu cực, hãy thông cảm với họ một chút. Vì có thể họ đang phải trải qua điều gì đó không mấy suôn sẻ.

 

(3) Phát triển trí tuệ cảm xúc để kiểm soát thái độ và hành vi. Điều tiết tâm trạng của bản thân và rạch ròi chúng khỏi công việc cần một khoảng thời gian rèn luyện lâu dài. Do đó bạn hãy luôn ý thức về tầm quan trọng của việc này và tự nhắc nhở cũng như điều chỉnh bản thân mình mỗi ngày.

 

Lời kết

Những cuộc xung đột khi làm việc nhóm không phải lúc nào cũng mang ý nghĩa tiêu cực. Trong nhiều trường hợp với mức độ cho phép, những mâu thuẫn chứng tỏ rằng mỗi thành viên đều đang thẳng thắng, mạnh dạn bày tỏ quan điểm của mình. Đó là nội lực mạnh mẽ thúc đẩy hiệu suất công việc của toàn đội ngũ.

 

Tuy nhiên để duy trì nội lực ấy, chúng ta cần thiết phải hiểu rõ về tính chất của những cuộc xung đột, đồng thời trang bị kỹ năng hạn chế những mâu thuẫn tiêu cực. Đó là cách để bạn và đội nhóm của mình có thể hướng tới môi trường làm việc lành mạnh, cùng nỗ lực vì mục tiêu chung.

SUCCESS giới thiệu đến Anh Chị chương trình Huấn luyện TeamENGAGE Practitioner – Chuyên Gia Thực Hành Gắn Kết Đội Ngũ sẽ diễn ra vào ngày 11-15-17-18/10/23 Online qua zoom. mời Anh Chị xem thông tin chi tiết tại đây.

BÀI VIẾT GẦN ĐÂY

TÀI LIỆU CHƯƠNG TRÌNH “SalesPRO – Kiến Tạo Doanh Số Vượt Trội”

01/04/2024

SUCCESS Training & Coaching tặng Bạn tài liệu miễn phí về chủ đề “SalesPRO…

Tầm Quan Trọng của Lập Kế Hoạch Kinh Doanh

18/12/2023

Bài viết tập trung vào tầm quan trọng của việc lập kế hoạch…

Mô Hình Ansoff Matrix Trong Kinh Doanh

17/12/2023

Chào mừng bạn đến với hướng dẫn chi tiết về ma trận Ansoff…

CHƯƠNG TRÌNH GẦN ĐÂY

TÀI LIỆU CHƯƠNG TRÌNH “TeamBUILDER – Cùng Xây Đội Nhóm Hùng Mạnh”

20/03/2024

SUCCESS Training & Coaching tặng Bạn tài liệu miễn phí về chủ đề “TeamBUILDER…

TÀI LIỆU CT “CHINH PHỤC NGHỀ ĐÀO TẠO”

04/03/2024

SUCCESS Training & Coaching tặng Bạn tài liệu miễn phí về chủ đề “CHINH…

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *