Trong môi trường công sở ngày nay, khả năng xây dựng và quản lý đội nhóm là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà người quản lý cần phải phát triển. Bởi lẽ, vai trò quản lý đòi hỏi tính cộng tác cao, khả năng làm việc hiệu quả với đội nhóm. Đây không chỉ là yếu tố quyết định sự thành công cá nhân mà còn ảnh hưởng đến sự phát triển của tổ chức.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách đánh giá, phân loại đội ngũ, từ đó phát huy khả năng của nhóm. Đồng thời, người quản lý có phương pháp để truyền cảm hứng, tạo động lực cho nhân viên đúng cách, hiệu quả.

I. Đánh giá và phân loại đội ngũ

Mô hình “Skill and Will” là công cụ hữu ích để đánh giá, phân loại và xây dựng đội ngũ dựa trên hai yếu tố quan trọng: kỹ năng (Skill) và ý chí (Will) của từng thành viên. Người quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan về sự phân bố của nguồn lực và khả năng trong đội ngũ của mình.

Dưới đây là cách thực hiện mô hình “Skill and Will”:

1. Xác định Kỹ năng (Skill)

• Đánh giá kỹ năng hiện tại của từng thành viên trong đội: Điều này bao gồm các yếu tố kiến thức, kinh nghiệm, và khả năng thực hiện nhiệm vụ cụ thể.
• Xem xét bằng cách đánh giá về các khía cạnh công việc cụ thể: Điều này bao gồm kiến thức chuyên môn, kỹ năng kỹ thuật, và khả năng giải quyết vấn đề.

2. Xác định Ý chí (Will)

Đánh giá mức độ động viên và cam kết của từng thành viên đối với công việc và mục tiêu của đội ngũ. Hỏi câu hỏi như: “Họ có tinh thần làm việc không?”, “Họ có đam mê và sự cam kết không?”.

Xem xét tình hình nội tại của từng thành viên, sự hứng thú và tư duy tích cực đối với công việc và mục tiêu chung.

3. Phân loại theo mô hình “Skill and Will”

Dựa vào kết quả đánh giá, bạn có thể phân loại thành viên của đội ngũ thành các nhóm sau:

• High Skill, High Will: Những người có kỹ năng cao và ý chí mạnh mẽ. Họ là nguồn lực quan trọng và thường đóng vai trò lãnh đạo trong đội ngũ.
• High Skill, Low Will: Những người có kỹ năng cao nhưng thiếu động viên hoặc cam kết. Họ có thể cần sự khuyến khích và hỗ trợ để giữ vững hiệu suất làm việc.
• Low Skill, High Will: Những người có ý chí mạnh mẽ nhưng thiếu kỹ năng. Họ có tiềm năng và cần đào tạo để phát triển kỹ năng cần thiết.
• Low Skill, Low Will: Những người có cả kỹ năng và ý chí yếu. Đây là trường hợp đáng quan ngại và cần xem xét liệu họ có thể phát triển trong đội ngũ hay không.

II. Ứng dụng mô hình để phát triển đội nhóm

Dựa trên phân loại trên, người quản lý có thể áp dụng biện pháp cụ thể cho từng nhóm thành viên dưới đây:

1. Nhóm “High Skill, High Will”

Đối với nhóm “High Skill, High Will”, người quản lý cần cho phép họ tự đặt ra mục tiêu và chủ động các công việc

Dấu hiệu nhận biết nhóm này:

• Có kết quả công việc tốt nhất

• Có tinh thần trách nhiệm cao

• Có kiến thức và kỹ năng để chủ động giải quyết các vấn đề

• Làm việc chăm chỉ và độc lập, không muốn bị gò ép

Nhu cầu của nhân viên nhóm “High Skill, High Will”: 

• Được công nhận, ghi nhận thành tích

• Được cung cấp đầy đủ thông tin

Quản lý nên làm gì để phát triển những nhân viên này: 

• Chia sẻ để nhân viên biết họ là người dẫn đầu và được kỳ vọng cao hơn nhân viên khác

• Đề nghị nhân viên đóng góp ý tưởng phát triển hoạt động của bộ phận

• Tổ chức trao đổi định kỳ giữa những người dẫn đầu để tìm kiếm các ý tưởng mới, các giải pháp mới

• Chủ động đề nghị giúp đỡ nhân viên giỏi nhất để nhân viên tiếp tục tiến bộ

• Dành nhiều thời gian cho nhân viên giỏi nhất hơn nhân viên khác (Dành thời gian trao đổi, trò chuyện, gắn kết trong công việc và cả cuộc sống)

• Hãy để họ được tự do thực hiện công việc, đừng quản lý chặt quá

• Trao thêm nhiệm vụ cho họ, đặc biệt là những nhiệm vụ quan trọng, có nhiều thách thức

• Sử dụng các câu hỏi hướng đến mục tiêu cuối cùng: Em cần làm gì để đạt 120% KPI? Làm sao để công việc này đạt hiệu quả nhanh nhất?

2. Nhóm “Low Skill, High Will”

Người quản lý hãy đào tạo và hỗ trợ để nâng cao kỹ năng của họ.

Dấu hiệu nhận biết nhóm “Low Skill, High Will”:

• Có kết quả công việc ở mức khá

• Tích cực và sẵn sàng học hỏi: Họ có thái độ tích cực và sẵn sàng học hỏi và cải thiện kỹ năng của mình.

• Thái độ làm việc: Họ có thể có một thái độ làm việc tích cực và luôn muốn đóng góp vào sự phát triển của công ty.

• Sự chịu đựng: Họ có thể sẵn sàng làm việc với áp lực và thậm chí có khả năng chịu đựng công việc khó khăn

• Khao khát phát triển: Họ muốn phát triển kỹ năng và tiến xa hơn trong sự nghiệp.

Nhu cầu của nhân viên thuộc nhóm “Low Skill, High Will”: 

• Được đào tạo nâng cao năng lực: Đây có thể là nhu cầu mà quản lý cần khơi gợi, vì không phải nhân viên nào cũng biết mình kém ở đâu, cần phát huy điểm nào. Vì vậy quản lý có vai trò rất quan trọng: tạo động lực cho nhân sự bằng những yếu tố bên ngoài và tạo cơ hội để nhân sự được rèn luyện và phát huy nội lực.

• Hỗ trợ và hướng dẫn: Họ có thể cần sự hỗ trợ và hướng dẫn thường xuyên từ người có kỹ năng cao hơn hoặc quản lý để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

• Công việc có ý nghĩa: Họ thường mong muốn công việc của mình có ý nghĩa và đóng góp tích cực cho công ty hoặc cộng đồng. Cung cấp cho họ cơ hội thực hiện công việc có ý nghĩa có thể tạo động lực và sự hài lòng.

• Phản hồi và công nhận: Những người này thường cần phản hồi tích cực và công nhận về công việc của họ. Nhận thấy rằng họ đang đóng góp và được công nhận có thể giữ họ động viên và tự tin.

Quản lý nên làm gì để phát triển nhân viên thuộc nhóm “Low Skill, High Will”:

• Gắn kết với nhóm có kỹ năng cao: Kết hợp nhân sự low skill với nhóm có kỹ năng cao để họ có cơ hội học hỏi và phát triển từ những người có kinh nghiệm. Điều này cũng có thể giúp họ nâng cao kỹ năng nhanh chóng.

• Hỗ trợ và phản hồi thường xuyên: Cung cấp hỗ trợ và phản hồi thường xuyên để họ biết mình đang làm tốt và biết cách cải thiện. Điều này có thể thúc đẩy động lực và tinh thần làm việc của họ.

• Tạo môi trường an toàn để được “phạm lỗi” và học hỏi

• Sử dụng các câu hỏi mang tính dẫn dắt:

  • Hai điều cụ thể bạn cần học hỏi trong tháng này để cải thiện kết quả là gì?
  • Bạn biết ai làm điều này tốt? Bạn học hỏi điều gì từ họ?
  • Bạn muốn ưu tiên 1 vào việc gì trong tháng này để đạt được mục tiêu? Vì sao?

3. Đối với nhóm “High Skill, Low Will”

Tìm hiểu lý do dẫn đến phản ứng tiêu cực và dẫn dắt họ khám phá thử thách, dự án, chuyên môn mới là cách người quản lý nên sử dụng để phát triển nhóm “High Skill, Low Will”.

Dấu hiệu nhận biết nhóm này là:

• Có kết quả công việc ở mức trung bình hoặc khá

• Thái độ tiêu cực: Họ có thể thể hiện thái độ tiêu cực hoặc không có tinh thần làm việc tích cực. Họ thường thể hiện sự phàn nàn về công việc hoặc không hài lòng về môi trường làm việc.

• Không đề xuất ý tưởng hoặc đóng góp xây dựng: Họ có thể không đóng góp ý tưởng mới hoặc không tham gia tích cực vào các dự án cải tiến hoặc phát triển.

• Ít cam kết với tổ chức: Họ có thể không cam kết với tổ chức hoặc không thấy họ có mục tiêu dài hạn trong công ty.

Nhu cầu của nhân viên nhóm “High Skill, Low Will”: 

• Cảm giác định hướng: Họ có thể cần sự định hướng và mục tiêu trong công việc để thấy rõ giá trị và ý nghĩa của công việc của họ.

• Thách thức: Một phần của sự động viên ngoại tại có thể đến từ việc đặt ra những thách thức và mục tiêu cụ thể trong công việc để họ cảm thấy kích thích.

• Sự phát triển cá nhân: Họ có thể cảm thấy thú vị khi có cơ hội phát triển kỹ năng và kiến thức cá nhân.

• Tự quyết định: Họ có thể muốn có sự tự quyết định và kiểm soát hơn về cách họ thực hiện công việc của mình.

• Sự thúc đẩy từ quản lý: Một quản lý hỗ trợ và động viên có thể làm cho họ cảm thấy đầy đủ động lực hơn.

• Mục tiêu và hướng dẫn: Một mục tiêu rõ ràng và hướng dẫn cụ thể giúp họ biết họ đang làm gì và cần phải làm gì.

• Cơ hội thăng tiến: Họ có thể cần thấy rằng có cơ hội thăng tiến trong công việc để giữ động lực.

Phát triển nhân viên “High Skill, Low Will” đòi hỏi sự quan tâm đặc biệt và các biện pháp cụ thể để thúc đẩy động lực của họ. Dưới đây là một số biện pháp hữu ích:

• Tìm hiểu về nguyên nhân: Đầu tiên, thử tìm hiểu tại sao họ thiếu động lực. Có thể do vấn đề cá nhân, công việc không phù hợp, hoặc cảm thấy không thú vị. Gặp gỡ họ để thảo luận về tình hình và tìm hiểu nguyên nhân cụ thể.

• Đặt mục tiêu và kế hoạch phát triển: Hãy làm việc cùng họ để xác định mục tiêu cá nhân và sự phát triển. Tạo kế hoạch cụ thể và hỗ trợ họ trong việc đạt được những mục tiêu đó.

• Khám phá sở thích mới: Hãy khuyến khích họ khám phá các lĩnh vực hoặc dự án mới có thể kích thích sự hứng thú của họ. Đôi khi, việc thử nghiệm điều mới mẻ có thể tạo động lực.

• Đề xuất hỗ trợ tâm lý: Các tình huống “High Skill, Low Will” cũng có thể liên quan đến vấn đề tâm lý. Họ có thể cần hỗ trợ tâm lý hoặc tư vấn để giúp họ vượt qua khó khăn và tái khám phá động lực.

• Cung cấp phản hồi và công nhận: Tạo cơ hội cho họ nhận thấy giá trị và đóng góp của họ trong công việc. Phản hồi tích cực và công nhận có thể là nguồn động viên quan trọng.

• Đối thoại và hỗ trợ quá trình phát triển: Liên tục duyệt xét tình hình và tổ chức cuộc đối thoại đề cập đến sự phát triển của họ. Hỗ trợ quá trình phát triển này có thể giúp họ điều chỉnh và cải thiện động lực.

Mỗi trường hợp có thể đòi hỏi biện pháp riêng biệt. Quan trọng nhất là thể hiện sự quan tâm và sẵn sàng hỗ trợ để giúp nhân viên “High Skill, Low Will” thay đổi và phát triển tích cực.

4. Đối với nhóm “Low Skill, Low Will”

Dấu hiệu của nhân viên “Low Skill, Low Will”:

• Thực hiện công việc một cách cơ bản: Nhân viên có kỹ năng cơ bản nhưng thường chỉ thực hiện các nhiệm vụ theo cách cơ bản nhất, không nâng cao hoặc cải thiện.

• Thiếu sáng tạo và sự đóng góp: Họ không đưa ra ý tưởng mới hoặc không tham gia tích cực vào việc giải quyết vấn đề hoặc cải thiện quy trình công việc.

• Không sẵn sàng học hỏi: Nhân viên không tự động nâng cao kỹ năng hoặc kiến thức của họ. Họ có thể thiếu sự mong muốn để học hỏi và phát triển.

Nhu cầu của nhân viên “Low Skill, Low Will”:

• An toàn công việc: Họ có thể mong muốn duy trì công việc hiện tại để đảm bảo an toàn tài chính cá nhân, ngay cả khi họ không hài lòng với công việc đó.

• Lương và phúc lợi ổn định: Mong muốn những phúc lợi ổn định như mức lương cố định và các quyền lợi khác mà công ty cung cấp.

Quản lý nên làm gì với nhóm nhân viên này? Hãy tham khảo các phương pháp sau:

• Tạo mục tiêu cụ thể và hợp lý: Xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể cho nhân viên để họ biết được hướng đi và định hướng công việc. Kế hoạch phát triển cá nhân nên đi kèm với các mục tiêu cụ thể.

• Thực hiện theo dõi và đánh giá chặt chẽ: Quản lý nên thực hiện theo dõi tiến trình phát triển của nhân viên và đánh giá kết quả, kèm theo luật lệ và hạn định để nhân viên nâng cao trách nhiệm công việc,

• Hỗ trợ tinh thần lạc quan: Khuyến khích tinh thần lạc quan và sự tin tưởng vào khả năng của nhân viên. Sự động viên và lời động viên tích cực có thể giúp họ vượt qua khó khăn và tăng động lực.

Quản lý cần hiểu rằng phát triển nhân viên “Low Skill, Low Will” có thể mất thời gian và cần kiên nhẫn. Tuy nhiên, nếu được thực hiện một cách cẩn thận và kỷ luật, có thể đạt được sự cải thiện trong động lực và kỹ năng của họ. Bên cạnh đó, nếu đã dành thời gian để giúp đỡ nhân viên mà nhân viên vẫn không phát huy tinh thần và năng lực thì nên sa thải, tránh ảnh hưởng đến tinh thần chung của bộ phận.

Có thể thấy, mô hình “Skill and Will” giúp bạn hiểu rõ hơn về đội ngũ của mình, làm cho việc quản lý con người trở nên hiệu quả hơn. Nó cũng cho phép bạn tập trung vào cách tận dụng tối đa sự đóng góp của từng thành viên trong đội ngũ để đạt được mục tiêu chung.

Thế nhưng, để làm được điều đó doanh nghiệp bắt buộc phải theo dõi quá trình thực hiện và hiệu suất nhân sự chính xác. Nếu không có cơ sở đánh giá khách quan, người quản lý không thể phân loại các nhóm nhân viên cũng như hỗ trợ kịp thời, đúng cách.

SUCCESS giới thiệu đến Anh Chị chương trình Huấn luyện TeamENGAGE Practitioner – Chuyên Gia Thực Hành Gắn Kết Đội Ngũ sẽ diễn ra vào ngày 11-12-17-18/12/2023 Online qua zoom. mời Anh Chị xem thông tin chi tiết tại đây.